ECサイトの運営において、受注管理は効率的な業務運営に欠かせない重要な要素です。

特に、注文情報の正確な処理や顧客対応をスムーズに行うためには、専用の受注管理システムを導入することをおすすめします。

本記事では、受注管理システムの基本的な概要とその主な機能の紹介とシステムを比較します。さらに、システム導入のメリットと注意点についても詳しく解説します。

W２は、「ECサイト/ネットショップ/通販」を始めるために必要な機能が搭載されているシステムを提供しています。
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受注管理システムは、注文情報の一元管理や在庫・発送管理を効率化するための仕組みを提供します。ECビジネスにおいて、複数モールや自社サイトで発生する注文を集中管理し、業務の手間を削減するのが主な目的です。

販売チャネルが増加してもスムーズに対応できるように、各モールから届く注文情報を一つの画面に集約できるのが特徴です。

これにより受注数が急に増えたとしても、担当者が複数の管理画面を行ったり来たりする必要がなくなり、作業効率が大幅に向上します。

また、在庫反映のタイムラグを減らせるため、販売機会の損失や在庫不足によるトラブルを事前に回避しやすくなるメリットもあります。

受注管理システムに関連する、OMS、WMSについては以下の記事で詳しく解説しています。

WMS（倉庫管理システム）とは？導入のメリットや選ぶポイントを解説！

OMS（受注管理システム）とは？導入のメリットとデメリットを解説！

複数の受注チャネルをまとめるだけではなく、在庫管理、顧客管理、出荷指示、売上管理など、EC運営に必要な機能を包括的にサポートするのが大きな特徴です。

最初に挙げられるのは受注情報の一元管理機能で、複数のECモールや自社サイトを運営していても、一つのシステム上で受注記録を確認できます。リアルタイムに注文状況を把握できるため、在庫数の反映ミスを防ぐ効率的な運用が実現しやすくなります。

次に、在庫管理機能では売れ筋商品の動きや補充のタイミングを可視化できるため、欠品や過剰在庫を極力減らし、コストを適切にコントロールしながら販売を継続できます。

また、顧客情報の管理や発送指示の自動化といった機能も非常に重要です。購入者リストやリピート率などのデータを整理できることで、プロモーション施策などに活かせます。

システムを導入する際は、その強みを理解しておかなくてはなりません。そのうえで、自社に合ったシステムを選び、業務改善を進めていくのが鉄則です。

以下、受注管理システムのメリットを解説していきます。

受注管理システムがあれば、手作業で入力や計算をする必要がなくなります。また、複数のモールで商品を受注していたとしても、システム上で情報を自動化、一元化できます。

さらに受注管理の煩雑化による「人員増加」も防げます。ビジネスが成長すれば必要な役割も増えていくので、どうしても受注管理にも人を割かなくてはなりません。

そうしているとコア業務に集中できなくなるだけでなく、人件費もふくらんでいきます。受注管理システム導入後は、利益に直結する部門へと人をまわせます。同時に不要な人件費も、削減可能です。

受注管理システムでは、入力作業や出荷指示などを自動化できます。特に定期通販など、ルーティーンワークの多いビジネスでは自動化できる領域が広いため、人が作業にあたる頻度を減らせます。

その結果、計算ミスなどの単純な間違いが少なくなっていき、顧客に高品質のサービスを提供できるようになるのです。

ヒューマンエラーが減少すると、顧客満足度が向上し信頼を得られるようになっていきます。

他社との比較で、「こっちの会社のほうが大切にされている」といった感想を抱いてもらいやすくなるでしょう。また、ミスによって生じる事後処理の時間も削減できます。

データ入力のやり直しや、顧客にフォローしたりする時間は決して無視できません。こうした業務から解放されるため、従業員は無駄な時間と手間へと関わらずに済みます。

以下のお役立ち資料では業務の効率化により売上が伸びる理由について詳しく解説しています。

システムがない企業で、もっとも恐れるべきトラブルのひとつが「品切れ」です。

売れ筋の商品であるにもかかわらず、受注情報を迅速に処理できないため品切れを起こしてしまうことは珍しくなかったのです。

受注管理システムでは、複数モールの在庫をリアルタイムで把握できます。そのうえで在庫引当も可能なので、品切れが起きにくい流れが確立されています。

そもそも出店しているモールの数に限らず、簡単に全体の在庫数をチェックできるのは大きな魅力です。タイムラグがほぼないので、的確なタイミングで追加発注をかけられます。

売上分析の精度も高まり注文を減らせるため、不良在庫を抱えることも減っていきます。必要なときに必要なだけの商品を保管できるようになれば、倉庫で働く従業員の負担も軽減されるでしょう。

受注管理システムは人力よりもはるかに処理速度が高まるので、受注から出荷までの時間を縮められます。顧客の手元に商品が届くまでのスピードが速まることは満足度向上へとつながるのです。

こうした評判が拡散されれば、「あそこは正確に、素早く商品を届けてくれる」というブランドイメージが定着していきます。そして、新しい顧客が集まってくるという好循環が生まれます。

また、業務効率化によって従業員に余裕が生まれるのもメリットです。

ひとつひとつの作業を丁寧にできるので、備考欄などを読み飛ばしにくくなります。顧客の細かい要望も受け止められるため、サービスの質が充実していくでしょう。

以下の記事では在庫管理システムの利用メリット・選択方法について詳しく解説しています。

ECサイトにおける在庫管理システムの利用メリット・選択方法

顧客ロイヤルティの育成へとつながり、他社にはない特別感を提供し続けられます。

強いて挙げるなら「導入コスト」です。

どのような方法で受注管理システムを導入するにせよ、必ず費用はかかってしまいます。また、時間をかけて使い方を従業員に伝えるなど、教育を施していく手間が発生します。

ただし、コストや導入スピードを優先したいのであれば、それらの要素を押さえている製品も少なくありません。システムの的確な選定によって、導入のハードルは下がります。

そのほか自動送信メールに切り替わることで、「顧客とのコミュニケーションが希薄になった」と感じる人もいるでしょう。

その場合、自動送信の注文確認メールとは別に顧客と接点を持つことで問題は解決します。担当者から個別にメールを送るなど、顧客との関係性を大切にし続ける方法はたくさんあります。

ネットショップを運営するうえで、欠かせない要素が「ECカートシステム」です。ビジネスの規模によって、受注管理システムはカートシステムの一部として一元管理を行えます。

カートシステムの中に受注管理が備わっていると、コストや工数の面でも効率的です。仮に受注管理とカートを別々に用意する場合でも、それぞれを連携させることは必須となります。

ベンダーに確認しながらシステムを構築していきましょう。

たとえばW２株式会社では、ネットショップから定期通販まで幅広い業態に対応するカートシステムを提供しています。

さらに基本的なカートの機能だけでなく受注管理まで押さえているため、どのようなワークフローにも柔軟に対応できます。

実際に受注管理システムを導入するときは、仕様に注意して選びましょう。システムは大きく分けて2種類です。以下、2つのパターンをそれぞれ説明していきます。

自社でサーバを用意せずとも、クラウド上で運用できるシステムです。

導入コストが安いことや、導入までのスピードも速いので、受注管理システムの必要が生じたらすぐ必要な機能を揃えられます。さらに、使い勝手に優れているので、業務効率が向上するでしょう。

営業職が外出先からスマホで在庫状況をチェックするなどの使い方が実現します。

クラウド型では、新しい機能がリリースされるとベンダーが自動追加してくれることも珍しくありません。自社でカスタマイズを行う作業が減るのもメリットです。

そのほかサーバ管理に、割かれる時間もなくなります。システムの専門家が社内に常駐している必要もなく、通販サイトの初心者でも簡単に使いこなせます。

自社サーバがあること前提で、フルオーダーメイドにより導入するシステムです。

自社の業態に完璧な対応ができるシステムを作りたい場合にぴったりです。仮に特殊な業務のある物流だとしても、システムの方を合わせられるので使用時のストレスがなくなります。

そのかわり、開発者に相応の知識がなければ実現しません。また、開発費やサーバ費、システム維持費といったコストも莫大になります。

パッケージ型が向いている企業は、開発から運用まですべての過程を自社で担いたいところです。

確かに作業は増えるものの、全領域を把握しながら運用していけるのは魅力です。システムのブラックボックスがなくなるうえ、セキュリティ対策なども納得できるまで施せます。

技術力と資金力さえあれば、有力な選択肢になりえるでしょう。

システムの選定を始めると、似たような製品が多くて迷ってしまうこともあるでしょう。しかし、細かい仕様が異なるなど、業態によってぴったりのシステムが用意されています。

この段落では、受注管理システムを選ぶポイントについて解説します。

受注管理システムの多くは、在庫管理など他のシステムと連携させて運用するのが一般的です。

別々にデータを管理していては情報共有にタイムラグが生じ、ミスにつながるからです。とはいえシステムによっては、完全に独立していて他のシステムと連携できないことも珍しくありません。

連携ができるかどうかは、必ず見極めましょう。

一番便利なのは、受発注や在庫をすべて一括で管理できるシステムです。こうしたシステムがあれば、異なる製品同士を連携させる作業をしなくてよくなります。

作業にかかる時間、費用も削減可能です。

しかし業態によっては、一括管理できるシステムがないことも少なくありません。見つからない場合は、システム同士の相性に注目して選定しましょう。

システムについて、「少しくらい複雑でも、中身が便利なら導入するべきだ」と考える人もいるでしょう。しかし、受注管理システムは、日常的に扱うこととなります。

使い慣れるのに時間がかかっていると、その間のミスを防ぎにくくなります。担当者が変わったり、新人が入ったりするたびに業務効率が落ちるのも問題です。

スタッフ研修にかかる時間も無視できません。操作性は重要視してシステムを選びたいところです。選定の際、役立つのは「お試し期間」の利用です。

多くのシステムは無料のお試し期間を設けており、クライアントも使い勝手を体験できます。気になるポイントは、実際に使ってみて確かめていきましょう。

パンフレットだけ読んでいたら便利に思えるシステムでも、操作してみるとまったく印象が異なるケースもありえます。

BtoBプラットフォーム受発注は、株式会社インフォマートが提供している、飲食業界向けのクラウド型受発注システムになります。

飲食店と卸会社を結ぶ食材の受発注システム。導入実績は49,000社以上。利用者数が多ことから導入後すぐに効果が得やすく、受注管理システムとしての一本化を図りやすいのが強みです。

最大の導入効果は月次決算の早期化で、それまで月1回の締め作業で納品書と請求書の合計額を照合・確認が、日々の発注データの合計と請求書を突き合わせるだけで完了できます。

これまでのアナログ作業にかかっていた経費・業務コストの削減、請求業務の簡素化といったメリットも見込めます。

楽楽販売は、株式会社ラクスが提供している、クラウド型の販売管理システムです。

受注・発注・請求・入金など、受発注管理にまつわるあらゆる情報を一元管理するができます。各社の業務内容にあわせて柔軟にカスタマイズも行えるのは魅力的です。

受注データの登録や帳票発行、メール送付などのルーティン・ワークを自動化することで業務工数やミスの削減を実現し、マスタでデータを管理するため、改善や拡張もその都度対応できます。

CO-NECTは、CO-NECT株式会社が提供している、クラウド型受発注システムです。

卸やメーカー、小売り、フランチャイズ本部など、様々な業種業態に対応したBtoBの受発注管理システムで、最短当日から利用することが可能です。

注文の受付から伝票作成までスマホやPCで対応できるのに加えて、受領確認・出荷連絡もWeb上で完結できます。経理・会計システム用のデータ出力、発注先ごとに単価や表示する商品を変更する機能、商品発注と通知を受け取れるLINE連携機能など、受発注業務に必要な機能が一通りそろっています。

MOSは、株式会社アクロスソリューションズが提供している、モバイルに特化したWeb受発注システムになります。

カスタマイズ開発も可能で、自社独自の業務フローにも柔軟に対応できます。FAX用紙に近い発注UIを採用しているので、PCが苦手な人でも使いこなしやすく、発注完了までわずか数タップと少ない操作で利用できます。

アラジンECは、株式会社アイルが提供している、パッケージ型受発注システムになります。

5,000社以上のBtoB取引ノウハウを活かして開発した、BtoB専用ECサイト構築・Web受発注システムです。パッケージ化された基本機能に加えて、業種・業界独自の商習慣に応じた、柔軟なカスタマイズにも対応が可能です。

イチからシステムを開発するフルスクラッチよりもコストを抑えつつ、自社に最適化したシステムを導入したい場合におすすめです。

受発注クラウドサービスは、富士通コワーコ株式会社が提供している、オフィス用品や備品といった間接材の調達を支援するクラウド型システムになります。

仕入れ先や在庫数が拠点ごとに異なる場合も、クラウド上での一元管理ができます。取引先やユーザーからの受注だけでなく、指定サプライヤーへの発注・倉庫への払出依頼にも対応しています。また、発注・払出依頼は発注クラウドへ自動連携されます。

Web受注に切り替えることで、工数削減はもちろん、商品の調達先の見直し、適切な在庫管理、スムーズな製品の出荷といった業務改善も見込めます。

GoQSystemは、株式会社GoQSystemが提供している、複数のモール・ECサイトの受注管理はもちろん、在庫・商品・物流までまとめて管理できるEC一元管理システムです。

月額定額制の料金プランを採っているため、受注件数に関わらず固定料金で利用できます。売上が伸びてもシステム利用料金は一定のため、今後売上を伸ばしていきたい方におすすめです。

また、初期設定から運用スタートまで専任のスタッフがフルサポートを行うため、システムに苦手意識がある方でも安心してご利用いただけます。

アシスト店長は、株式会社ネットショップ支援室が提供している、複数モールの受注・在庫・顧客・配送業務を一元管理するシステムです。

受注件数による従量課金制の料金プランを採っています。また、オプション機能として欲しい機能を追加することができるようなので、自社に必要な機能を最適な料金で揃えることができます。

ネクストエンジンは、NE株式会社が提供している、ネットショップに特化した受注管理システムです。

現場視点で設計されており、モール・カート側の仕様変更、サービスへの迅速な対応がしやすく、実用性が高いです。また、事業規模や商材を問わず、6,000社以上のEC事業者で導入実績あります。

導入後の運用状況に応じて、柔軟にカスタマイズできる機能拡張も用意しています。

TEMPOSTARは、SAVAWAY株式会社が提供している、複数のECサイトや自社ネットショップの受注管理・商品登録・在庫管理などを自動化・効率化する一元管理システムです。

受注件数/商品点数による従量課金制の料金プランを採っています。

また、ヤフオクの競売にフル対応しています。正式連携しているのはTEMPOSTARのみのようですので、ヤフオクがメインの販路の方はおすすめです。

1店舗の在庫管理ならカートシステムで管理可能人力で受注管理をしていると非効率的なうえ、事故発生のリスクが高まります。

できればシステム化して、コア業務にかける時間を増やしていきましょう。なお在庫管理システムは、カートシステムのみで事足りることもあります。

以下の記事はECサイト構築サービスおすすめ24選をご紹介しています。
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【事例付き】ECサイト構築サービスおすすめ24選を比較！選び方や注意点も紹介

W２株式会社ではネットショップから定期通販まで多様なカートを手がけているため、相談してみるのがおすすめです。