OMS(注文管理システム)とは?機能や導入のメリット・デメリットについて解説
OMS(Order Management System)は受注から出荷・入金までを一括管理できるシステムで、ECサイト運営者にとっては受注管理の効率化や、複数チャネルの統合・在庫管理の最適化により売上の向上に役立ちます。
OMSの導入は初期コストがかかりますが、在庫管理の効率化や作業ミスの減少、データ分析による売上向上といったメリットが得られます。
しかし、ECサイト運営における業務効率化と収益性の向上に大きく貢献する一方で、デメリットがあるのも実情です。
そこで本記事では、OMSの基本からメリット・デメリット、導入時のポイントまで詳しく解説します。加えて、導入する際に押さえておきたいポイントにも触れますので、ぜひ最後までご一読ください。
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OMS(受注管理システム)とは
この章では以下の4つについて詳しく解説していきます。
- OMSについて
- OMSの基本的な機能
- OMSとWMSの違い
- OMSが普及した背景
OMSについて
OMS(Order Management System)とは、顧客が商品を注文した際に、自動的に受注から出荷・入金までを行うシステムのことです。
例えば、ECシステムから受注情報を取り込み、出荷、配送、サンクスメール送信まで自動処理が可能になります。
このように、幅広い範囲でデータの一元管理や処理を可能とするため、OMSは「ECサイト一元管理システム」とも言われています。
EC事業者は販路拡大のために、自社サイトに加えてECモールや、SNS、テレビCM、カタログといった様々なチャネルで販売するケースが往々にしてあります。
初めのうちは手作業で在庫対応ができていても、規模が拡大するとともに対応工数が増し、人的ミスが起こりクレームに繋がることもあります。しかし、OMSを導入することでこのような課題を解決できます。
OMSの基本的な機能
OMSには基本的に、「受注管理機能」「商品ページ管理機能」「在庫管理機能」3つの機能が備わっています。
「受注管理機能」の役割
注文情報の確認や受注内容の変更、キャンセル手続きなどを一元管理する機能で、メール管理や出荷管理の役割も含まれています。
「在庫管理機能」の役割
ECサイト上の在庫数を一括管理できる機能で、販売可能な在庫数が自動的に調整されるため、販売機会の損失を防げます。ECサイトごとに在庫連携の有無を切り替えることや、店舗ごとに異なる在庫数を割り当てたりすることもできます。
「商品ページ管理機能」の役割
商品の登録や編集、削除を行う機能のことで、OMSに一度登録すれば、セット商品やまとめ買いの割引設定など、関連するECサイトにも自動的に反映できるため、大幅な工数削減が可能です。
OMSとWMSの違い
OMSとWMS(Warehouse Management System)には、管理できる情報の範囲に違いがあります。
まず、WMSとは「Warehouse Management System」の略称であり、商品の入庫・出荷・補充管理、作業者管理など物流センター内の一連の作業を一元管理する「倉庫管理システム」のことです。
OMSとWMSの違いは管理できる情報の範囲に違いがあり、OMSは理論在庫、WMSは実在庫の情報を管理できます。
例えば、OMSはECサイト受けた注文管理から商品の在庫の過不足を管理し、顧客からの支払い完了まで全てを管理する一方で、WMSは倉庫内の作業に関わる情報しか管理しないことが上げられます。
以下の記事ではWMSについて詳しく解説しています。ぜひ合わせてご覧ください。
OMSが普及した背景
OMSは、導入コストや運用コストがかかってしまうデメリットもありますが、EC市場が拡大している今、導入の必要性が高まっています。
以前は実店舗のみの販売で運営している事業者が多かったですが、現在では実店舗の他にECモールや自社ECサイトを利用して商品を販売する事業者が増えてきました。
複数の販売チャネルを持つことで顧客や在庫のデータ管理も難しくなってくるため、データ管理などで業務時間が圧迫されている事業者様からの相談もよく聞きます。
OMSを活用すれば情報の一元管理ができ、業務効率化やコスト削減など多くのメリットを享受することができるため、OMSシステムを導入する事業者が増えています。
ECサイトへOMSを導入する重要性
ECサイトにおいて、注文情報を管理できる注文管理システム(OMS)の導入は運営を効率化するためにも重要性が高まっています。
例えばOMSの導入により、ECサイト運営者は以下のようなメリットを得られます。
- 複数の店舗の運営が容易になる
- 注文情報を瞬時に取得する
- 顧客満足度を向上させる
- 安全な情報管理を実現する
OMSの種類によってはオンラインに限らず、オフラインの情報を統合できることもあります。
それぞれ詳しく解説していきます。
以下のお役立ち資料では業務の効率化により売上が伸びる理由について詳しく解説しています。
合わせてご覧ください。
複数の店舗の運営が容易になる
OMSはすべての販売チャネルを一元管理するため、異なる店舗での在庫状況や注文情報をリアルタイムで把握でき、各店舗の運営がシームレスに連携します。
そのため、店舗間の情報共有がスムーズになり、全体の業務効率が向上します。
複数のECサイトや実店舗での売上や在庫情報を一括管理できるため、各店舗の状況に応じた迅速な対応が可能になります。
注文情報を瞬時に取得する
OMSを活用することで、注文情報をリアルタイムで瞬時に取得できるようになり、注文の受け付けから処理、出荷までの全プロセスを迅速に行うことができます。
例えば、顧客からの注文が入ると、OMSが即座にその情報を取得し、注文処理システムや在庫管理システムに自動的に反映します。
この即時対応が可能になることで、注文の遅延やミスを防ぎ、スムーズな顧客対応を実現し、加えて販売データの迅速な取得によって、マーケティング戦略や在庫管理の改善にも役立ちます。
顧客満足度を向上させる
OMSの導入により、注文の処理状況や配送状況をリアルタイムで把握できるため、顧客からの問い合わせに対して即座に対応することが可能なため、顧客満足度の向上が期待できます。
さらに、OMSは顧客の購買履歴やリピート注文の管理も可能でパーソナライズされたサービスを提供する手助けをします。
顧客の期待に応えるだけでなく、リピーターの獲得やロイヤルティの向上にも繋がるため、顧客の信頼を得ることでブランドの評価を高めることができます。
安全な情報管理を実現する
OMSは、安全な情報管理を実現するための機能も備えています。
注文情報や顧客データを適切に保護し、不正アクセスやデータ漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。
例えば、データ暗号化やアクセス権限の設定により、機密情報が外部からの攻撃や内部の誤操作から守られます。
加えて、定期的なバックアップや監査機能が組み込まれていることも多く、万が一のトラブル発生時にも迅速に対応できる体制が整っています。
このように、OMSを導入することでデータの安全性が確保され、顧客やビジネスの信頼を守ることができます。
OMS導入のメリット
OMS導入のメリットは、以下の5つが挙げられます。
- 情報を一元管理できる
- コストの削減に繋がる
- 在庫管理が楽になる
- 作業のミスが減る
- データ分析ができる
それでは詳しく解説していきます。
情報を一元管理できる
店舗やECモール、ECサイトなど複数のチャネルを持っていると、顧客情報や在庫情報などの管理に時間がかかることが往々にしてあります。
OMSでは「受注管理」「出荷管理」「商品管理」「在庫管理」「顧客管理」「入金送金管理」など多くの情報を一元管理できるため、情報管理をする業務時間の大幅削減にも繋がります。
また、リアルタイムで情報が更新されるため、常に最新の情報を見ることも可能です。
コストの削減に繋がる
在庫管理、受注処理、配送業務などを自動化することで、作業時間の短縮や人件費を抑えられてコストを削減できます。
また、OMSでは在庫管理をリアルタイムで行えます。
在庫情報を正確に把握できるため、在庫過剰や在庫不足によるコストまで削減できるでしょう。
在庫管理が楽になる
倉庫の状況を自動的に取得して在庫数を更新するため、在庫管理が楽になります。
また、在庫切れを防ぐ自動購入の仕組みまでOMSで設定できたり、OMSでは在庫品目や在庫の移動履歴、在庫の残量などを簡単に確認できたりします。
これにより、在庫管理作業の効率化が図れ、スピーディーな業務処理も可能になるでしょう。
作業の効率化で余った時間でデータ分析や他施策の実行などに活用できるようになります。
作業のミスが減る
自動化された受注処理によって受注情報を正確に記録でき、作業で発生する人的なミス(ヒューマンエラー)を減少することができます。
例えば、注文の入力ミスや在庫数の相違、配送先の間違いなどが起こりにくくなります。
これによって、顧客からのクレームや返品の減少など、企業の負担軽減も期待できることも利点です。
データ分析ができる
自動的に取得された受注情報などをもとに、顧客などのデータを分析でき、売上アップを狙えます。
どの商品が売れ筋なのか、どのタイミングで在庫を補充する必要があるのかを判断できるためです。
加えて、顧客の購買履歴まで分析すると、嗜好性の高い商品に合わせた販売戦略を立てられるでしょう。
OMS導入のデメリット
OMS導入のデメリットは、以下の4つが挙げられます。
- 初期コストがかかる
- 運用の見直しを行う
- 機械のバグやアップデートの影響を受ける
- システムに詳しい担当者が必要となる
初期コストがかかる
ツール導入にかかる費用などの初期コストがかかります。
導入に踏み切る前には、ROI(投資収益率)の見込みに加えて、導入によってどの程度のコスト削減や効率化が期待できるかを慎重に検討する必要があるでしょう。
また、注文処理の効率化や在庫管理の最適化など、さまざまな効果が期待されますが、それらの効果がどの程度実現できたのかの測定は容易でありません。
OMS導入以外の要因も影響している場合があるため、注意が必要です。
運用体制の見直しが必要になる
OMSに合わせて人員を再配置する必要があるため、既存の運用体制を見直さなければなりません。
運用の見直しには、従来のプロセスとの比較検討やテストが必要となり、それには多くの時間やコストがかかります。
加えて、管理ができる人材を確保するためにトレーニングや教育が必要となることもあるでしょう。
機械のバグやアップデートの影響を受ける
OMSはシステムとして一元管理されているため、機械のバグやアップデートの影響を受ける可能性があります。
加えて、一部のエラーによって全体に大きな影響を与えることもあります。
例えば機械のバグが発生すると、注文処理が正常に行われない状態となります。
これにより、顧客からのクレームや注文遅延が発生する可能性は少なくありません。
また、アップデートにより機能の変更や追加があった場合、既存のシステムが正常に稼働しなかったり、従業員が使い方を学び直したりする必要が出てくるでしょう。
システムに詳しい人材が必要となる
OMSは、様々な販売チャネルの在庫や顧客情報などを一元管理するため、ある程度ITリテラシーが高い人材が必要になります。
システムの管理画面上ではシンプルなデザインで操作しやすそうなシステムも多く存在しますが、各システムの連携が上手くできているかなど状況を正確に判断できる知識も重要です。
また、トラブルが起こった際にも、ある程度自分たちで処理する場合も出てくるため、注意が必要です。
OMSとWMSを連携させるメリット
次にOMSとWMSを連携させるメリットについて説明します。
連携させるメリットは以下の4つです。
- 在庫の正確性が向上
- 注文処理のスピードアップ
- オペレーションの効率化
- データ分析と予測の強化
それぞれ詳しく説明していきます。
在庫の正確性が向上
OMSとWMSを連携させることで、在庫の正確性が大幅に向上します。
OMSは、顧客の注文データとリアルタイムで在庫状況を同期するため、過剰在庫や欠品のリスクを最小限に抑えることができます。
また、WMSが提供する倉庫内の詳細な在庫データと組み合わせることで、在庫の移動や補充のタイミングを的確に把握でき、在庫管理の精度がさらに高まります。
注文処理のスピードアップ
OMSとWMSの連携により、注文処理をより速く行うことができます。
OMSは、顧客からの注文を即座に処理し、WMSに指示を送ることで、ピッキングや梱包といった倉庫内の作業が効率的に進行します。
注文から出荷までのリードタイムが短縮され、顧客に対してスピーディーなサービスを提供できるようになります。
また、OMSは注文情報をリアルタイムで管理するため、急な変更やキャンセルにも迅速に対応可能です。
在庫の確保や再配分がスムーズに行われ、注文ミスや遅延を防ぐこともできます。
オペレーションの効率化
OMSとWMSの連携は、オペレーション全体の効率を向上させます。
OMSが注文管理を一元化することで、複数のチャネルからの注文もスムーズに処理でき、手作業によるエラーや無駄な時間を削減します。
一方で、WMSが倉庫内の作業効率を最大化するため、ピッキング、梱包、出荷までのプロセスが最適化されます。
この連携により、倉庫内の動線が短縮され、作業負担が軽減されるだけでなく、業務全体のコスト削減にも繋がってきます。
データ分析と予測の強化
OMSとWMSを連携させることで、データ分析と予測の精度が飛躍的に向上します。
OMSは、顧客の注文履歴や在庫データを一元的に管理し、それらのデータを基に将来の需要を予測することが可能です。
また、WMSが提供する詳細な在庫移動データと組み合わせることで、より正確な需要予測が実現し、無駄な在庫や欠品を防ぐことができます。
OMS導入のポイント
OMS導入において押さえたいポイントは、以下の4つが挙げられます。
- 扱いやすいシステムか
- OMSを扱える人材がいるか
- OMSを比較検討する
- 既存システムと連携ができるか
それでは詳しく解説していきます。
扱いやすいシステムか
OMSシステムは、使いこなせれば業務効率化やデータの一元管理に役立ちます。
しかし、機能が複雑で使いにくいシステムも存在するため、導入前に管理画面を触らせてもらうなどした方が導入後の失敗を防げます。
システムの試用期間を設けている会社も多くあるため、事前に試用期間を設けるのもひとつの手段になります。
また、実際に使うのは現場の人たちであるため、現場の人が使いやすいかも事前に調べておくことも大事です。
OMSを扱える人材がいるか
新しい機能やアップデートが頻繁にリリースされるため、OMSを扱える人材が必要です。
OMSを導入した後もトラブルが発生しないように、適切なサポート体制を構築しておくことが必要です。
加えて、ビジネスのニーズに合わせたカスタマイズが必要になることも想定し、専門的な知識やスキルを持ったパートナー企業との協力も検討しておくと安心でしょう。
OMSを比較検討する
OMSを導入する際には、機能や価格、サポート力などを比較検討しましょう。
時間やコストがかかるため、導入前に計画を立てつつ具体的なスケジュールを調整することも大切です。
社内のシステムや業務フローとの連携も考慮し、スムーズに実施できるよう事前にシステムの仕様やAPIの調査まで行っておくと安心です。
運用やトラブルシューティングのため、サポート体制が整っていると万が一に備えられます。
以下の記事では在庫管理システムの利用メリット・選択方法について詳しく解説しています。
ぜひ合わせてご覧ください。
既存システムと連携ができるか
OMSを導入する前に、現在使用しているECカートシステムやモールとのスムーズな連携が可能かどうかを事前に確認することが必要です。
OMSを導入後に既存システムとの連携がうまくいかない場合、追加のシステム導入や再構築が必要となり、その結果、予期しないコストや作業が発生します。
このため、連携の可否や選定を事前に慎重に検討し、導入後の効率的な運用を確保することが重要です。
W2カートシステムは、OMSとの連携により売上を最大354%向上させるECカートシステムです。
複数の販売チャネルを統合し、在庫管理や注文処理を効率化することで、顧客満足度の向上と売上拡大を実現します。
ぜひ詳細をご覧ください。
まとめ
この記事のまとめになります。
- OMSは、受注を受けると自動的に商品の発注や在庫管理、商品管理、出荷管理、顧客管理などを行えるシステムのこと
- OMSは受注情報から顧客情報まで一元で管理できるが、WMSは倉庫内業務の情報しか管理できない
- OMSには、情報を一元管理できることやコスト削減、業務効率化など多くのメリットがある
- OMSは、導入コストや運営コストがかかることや、運用フローの見直しが必要など注意すべき点もある
- OMSを導入する際は、既存サービスと連携できるか、扱いやすいシステムか、OMSを扱える人材がいるかなど事前に確認すべき項目がある
OMSを導入するためには、機能や価格、サポート力などを比較検討しましょう。
時間やコストがかかるため、導入前に計画を立てつつ具体的なスケジュールを調整することも大切です。
社内のシステムや業務フローとの連携も考慮し、スムーズに実施できるよう事前にシステムの仕様やAPIの調査まで行っておくと安心です。