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【EC】受注管理システムを導入したい!メリットや選び方について

【EC】受注管理システムを導入したい!メリットや選び方について

楽天やAmazonに出店して、商品やサービスを提供している人は多いでしょう。

ただしビジネスが大きくなると、受注管理が煩雑になりがちです。

その場合、受注管理システムを導入すれば、作業をよりスマートにできるうえ、ミスも減らせます。

この記事では、自分のビジネスに合った受注管理システムを選ぶ方法を詳しく解説していきます。

「受注管理システム」とその機能とは?

簡単に言うと、「受注情報を一元管理できる」システムです。

複数のサイトに出店していると、受注情報を把握しきれなくなることも珍しくありません。

そこで専用のシステムを導入することによって、業務をスマートにしていきます。

たとえばAmazonや楽天市場、Yahoo!ショッピングなど、複数のモールに出店している場合は、システムがあると便利です。

モールごとに管理する手間が省け、「どこから何を受注したか」を見やすくなります。

受注管理システムの仕様は、ベンダーによって異なります。

ただし共通している基本部分は、「受注後の出荷指示」「在庫管理」「確認メール送信」などです。

受注そのものだけでなく、関連する雑多な業務を処理できるのもメリットといえるでしょう。

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受注管理システムがないと困ること

まずは「手作業が増えて危ないこと」です。

複数のモールの管理画面を一元管理しようとすると、どうしても手作業になりがちです。

人が自分の頭で計算したり、データを確認したりしなければなりません。

その結果、受注漏れや入力ミスが起こりやすくなります。

そもそもモールごとのルールに合わせるのも手間なうえ、スピード感を失ってしまいます。

そのような状態が続けば、受注管理に時間と労力を割かれ、集客や販促といったコア業務がおざなりになってしまう可能性が出てきます。

自社の利益を伸ばすためには、コア業務に集中することが必須です。

システムがないと、自由かつ効率的にワークフローをこなせないストレスへと直面するでしょう。

受注管理システムのメリット

システムを導入する際は、その強みを理解しておかなくてはなりません。

そのうえで、自社に合ったシステムを選び、業務改善を進めていくのが鉄則です。

以下、受注管理システムのメリットを解説していきます。

業務効率化

受注管理システムがあれば、手作業で入力や計算をする必要がなくなります。

また複数のモールで商品を受注していたとしても、システム上で情報を自動化、一元化できます。

すなわち人が自分で考えて作業を行う範囲が、大幅に狭まります。

担当者による処理速度が高まるのは、大きなメリットです。

さらに受注管理の煩雑化による「人員増加」も防げます。

ビジネスが成長すれば必要な役割も増えていくので、どうしても受注管理にも人を割かなくてはなりません。

そうしているとコア業務に集中できなくなるだけでなく、人件費もふくらんでいきます。

受注管理システム導入後は、利益に直結する部門へと人をまわせます。

同時に不要な人件費も、削減可能です。

ミスの削減

受注管理システムでは、入力作業や出荷指示などを自動化できます。

特に定期通販など、ルーティーンワークの多いビジネスでは自動化できる領域が広いため、人が作業にあたる頻度を減らせます。

その結果、計算ミスなどの単純な間違いが少なくなっていき、顧客に高品質のサービスを提供できるようになるのです。

 

ヒューマンエラーが減少すると、顧客満足度が向上し信頼を得られるようになっていきます。

他社との比較で、「こっちの会社のほうが大切にされている」といった感想を抱いてもらいやすくなるでしょう。

またミスによって生じる、事後処理の時間も削減できます。

入力をやり直したり、顧客にフォローしたりする時間は決して無視できません。

こうした業務から解放されるので、従業員は無駄な時間と手間へと関わらずに済みます。

在庫状況のリアルタイム把握と品切れの防止

システムがない企業で、もっとも恐れるべきトラブルのひとつが「品切れ」でした。

売れ筋の商品であるにもかかわらず、受注情報を迅速に処理できないため品切れを起こしてしまうことは珍しくなかったのです。

受注管理システムでは、複数モールの在庫をリアルタイムで把握できます。

そのうえ在庫引当も可能なので、品切れが起きにくい流れが確立されています。

そもそも出店しているモールの数に限らず、簡単に全体の在庫数をチェックできるのは大きな魅力です。

タイムラグがほぼないので、的確なタイミングで追加発注をかけられます。

売上分析の精度も高まり注文を減らせるため、不良在庫を抱えることも減っていきます。

必要なときに必要なだけの商品を保管できるようになれば、倉庫で働く従業員の負担も軽減されるでしょう。

顧客満足度の向上

受注管理システムは人力よりもはるかに処理速度が高まるので、受注から出荷までの時間を縮められます。

すなわち顧客の手元に商品が届くまでのスピードが速まるので、満足度向上へとつながるのです。

こうした評判が拡散されれば、「あそこは正確に、素早く商品を届けてくれる」というブランドイメージが定着していきます。

そして新しい顧客が集まってくるという好循環が生まれます。

また業務効率化によって、従業員に余裕が生まれるのもメリットです。

ひとつひとつの作業を丁寧にできるので、備考欄などを読み飛ばしにくくなります。

顧客の細かい要望も受け止められるため、サービスの質が充実していくでしょう。

顧客ロイヤルティの育成へとつながり、他社にはない特別感を提供し続けられます。

受注管理システムのデメリットや注意点

強いて挙げるなら「導入コスト」です。

どのような方法で受注管理システムを導入するにせよ、必ず費用はかかってしまいます。

また導入するだけでは、実用化できません。

時間をかけて使い方を従業員に伝えるなど、教育を施していく手間が発生します。

ただしコストや導入スピードを優先したいのであれば、それらの要素を押さえている製品も少なくありません。

システムの的確な選定によって、導入のハードルは下がります。

そのほか自動送信メールに切り替わることで、「顧客とのコミュニケーションが希薄になった」と感じる人もいるでしょう。

その場合、自動送信の注文確認メールとは別に顧客と接点を持つことで問題は解決します。

担当者から個別にメールを送るなど、顧客との関係性を大切にし続ける方法はたくさんあります。

受注管理システムはカートシステムで一括管理がおすすめ!

ネットショップを運営するうえで、欠かせない要素が「カートシステム」です。

ビジネスの規模によって、受注管理システムはカートシステムの一部として一元管理を行えます。

カートシステムの中に受注管理が備わっていると、コストや工数の面でも効率的です。

仮に受注管理とカートを別々に用意する場合でも、それぞれを連携させることは必須となります。

ベンダーに確認しながらシステムを構築していきましょう。

 

たとえばw2ソリューション株式会社では、ネットショップから定期通販まで幅広い業態に対応するカートシステムを提供しています。

さらに基本的なカートの機能だけでなく受注管理まで押さえているため、どのようなワークフローにも柔軟に対応できます。

「在庫管理システム」とは?

受注管理システムと関連性の高い語句として「在庫管理システム」を見かけた人は多いでしょう。

ただし関連性はあっても、両者はまったく別の領域を担っているシステムです。

以下、詳しく説明をしていきます。

「在庫管理システム」と受注管理システムの違い

大前提として、在庫管理システムは受注管理システムとは異なります。

しかしお互いを連携させることで、倉庫内作業が効率化します。

あくまでも在庫管理は、倉庫内業務の強化に特化しているといえるでしょう。

倉庫内の商品数を確認し、不良在庫を未然に防ぐ働きを持ちます。

そのうえで、正確で効率的な出荷作業を実現させるシステムです。

ただし製品によって、仕様や適用範囲に差があります。

在庫管理システムのメリット

受注管理ステムのメリットと重なる部分として、「正確な在庫数を確認できる」点が挙げられます。

在庫管理システムでは、リアルタイムの数字の変動が次々と反映されていきます。

タイムラグがないので、いつ数字をチェックしても正しい在庫状況を把握可能です。

実際には品切れを起こしている商品があるのに、発注を怠ってしまうようなトラブルを避けられます。

次に「分析データ」を活用できるのも、メリットです。

在庫の変動がデータとして蓄積されていくので、商品の人気や出荷ペースなどを客観的な数字で判断できます。

その結果、在庫回転率を向上させて、顧客のニーズに的確な対応ができるようになるでしょう。

さらに仕入れに根拠を持てるので、不人気商品を大量に注文するようなことがありません。

必要な商品を必要な数だけ仕入れられます。

受注管理システムの種類

実際に受注管理システムを導入するときは、仕様に注意して選びましょう。

システムは大きく分けて2種類です。

それぞれ有効活用できるシーンが異なります。

以下、2つのパターンをそれぞれ説明していきます。

クラウド型

自社でサーバを用意せずとも、クラウド上で運用できるシステムです。

そのため、導入コストが安いというメリットが挙げられます。

さらに導入までのスピードも速いので、受注管理システムの必要が生じたらすぐ必要な機能を揃えられます。

しかも使い勝手に優れているので、業務効率が向上するでしょう。

営業職が外出先からスマホで在庫状況をチェックするなどの使い方が実現します。

クラウド型では、新しい機能がリリースされるとベンダーが自動追加してくれることも珍しくありません。

自社でカスタマイズを行う作業が減るのもメリットです。

そのほかサーバ管理に、割かれる時間もなくなります。

システムの専門家が社内に常駐している必要もなく、通販サイトの初心者でも簡単に使いこなせます。

パッケージ型

自社サーバがあること前提で、フルオーダーメイドにより導入するシステムです。

自社の業態に完璧な対応ができるシステムを作りたい場合にぴったりです。

仮に特殊な業務のある物流だとしても、システムの方を合わせられるので使用時のストレスがなくなります。

そのかわり、開発者に相応の知識がなければ実現しません。

また開発費やサーバ費、システム維持費といったコストも莫大になります。

パッケージ型が向いている企業は、開発から運用まですべての過程を自社で担いたいところです。

確かに作業は増えるものの、全領域を把握しながら運用していけるのは魅力です。

システムのブラックボックスがなくなるうえ、セキュリティ対策なども納得できるまで施せます。

技術力と資金力さえあれば、有力な選択肢になりえるでしょう。

受注管理システムの選び方

システムの選定を始めると、似たような製品が多くて迷ってしまうこともあるでしょう。

しかし細かい仕様が異なるなど、業態によってぴったりのシステムが用意されています。

この段落では、受注管理システムを選ぶポイントについて解説します。

連携は問題ないか

受注管理システムの多くは、在庫管理など他のシステムと連携させて運用するのが一般的です。

別々にデータを管理していては情報共有にタイムラグが生じ、ミスにつながるからです。

とはいえシステムによっては、完全に独立していて他のシステムと連携できないことも珍しくありません。

連携ができるかどうかは、必ず見極めましょう。

一番便利なのは、受発注や在庫をすべて一括で管理できるシステムです。

こうしたシステムがあれば、異なる製品同士を連携させる作業をしなくてよくなります。

作業にかかる時間、費用も削減可能です。

しかし業態によっては、一括管理できるシステムがないことも少なくありません。

見つからない場合は、システム同士の相性に注目して選定しましょう。

操作性は問題ないか

システムについて、「少しくらい複雑でも、中身が便利なら導入するべきだ」と考える人もいるでしょう。

しかし受注管理システムは、日常的に扱うこととなります。

使い慣れるのに時間がかかっていると、その間のミスを防ぎにくくなります。

担当者が変わったり、新人が入ったりするたびに業務効率が落ちるのも問題です。

スタッフ研修にかかる時間も無視できません。

操作性は重要視してシステムを選びたいところです。

選定の際、役立つのは「お試し期間」の利用です。

多くのシステムは無料のお試し期間を設けており、クライアントも使い勝手を体験できます。

気になるポイントは、実際に使ってみて確かめていきましょう。

パンフレットだけ読んでいたら便利に思えるシステムでも、操作してみるとまったく印象が異なるケースもありえます。

1店舗の在庫管理ならカートシステムで管理可能人力で受注管理をしていると非効率的なうえ、事故発生のリスクが高まります。

できればシステム化して、コア業務にかける時間を増やしていきましょう。

なお在庫管理システムは、カートシステムのみで事足りることもあります。

W2ソリューション株式会社ではネットショップから定期通販まで多様なカートを手がけているため、相談してみるのがおすすめです。

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