紙伝票による非効率性を解消し、正確性を飛躍的向上！ クリーニング業界特有の複雑な商習慣を打破し、 アナログ業務からの脱却へ

取材概要

特殊衣装のクリーニングを専門に手掛けるディアハート様は、長年の課題であった紙の複写伝票運用からの脱却と、約1,000社に及ぶ取引先の多様な個別ルールに対応できる柔軟なシステム構築を目指し、この度「W2 BtoB」で受注サイトを導入されました。

システム導入に至った背景や、アナログ対応の限界から将来を見据えたデジタル化への一歩を踏み出し、業務改革を推進する上での変化についてお伺いしました。

弊社は特殊衣装のクリーニングを専門に手掛ける企業です。

取り扱うのは、ウェディングドレスや着物といった婚礼衣装から、舞台や劇団、テーマパークなどで使用される多種多様なエンターテイメント衣装まで幅広く及んでいます。こうした一般的な衣服とは異なるクリーニングに高度な専門性を要する衣装を対象に、企業向けのサービスを提供しています。

創業から21年を迎え、現在では1,000社以上に及ぶ取引先の多様なルールや要望に柔軟に対応しつつ、この特殊な分野で事業を展開し続けております。
依頼方法や管理ルールが各企業で異なるため、1着ごとにタグを付与して個別で対応を行っています。

こうした仕組みは、クリーニングだけでなく衣装の保管や商品管理にも直結し、全国規模で均一の品質を提供する基盤となっています。

弊社は国内でも数少ない特殊衣装専門クリーニング企業としてトップクラスのシェアを誇っており、仕上がりの品質や対応スピード、サービス体制において安心してお任せいただける環境を整えております。

弊社は創業以来、紙の複写伝票を用いて顧客とのやり取りを行ってきました。

この運用は、長年弊社のサービスを支えてきた反面、取引先ごとに専用の伝票や独自ルールが存在していたため、業務の標準化やシステム化は困難を極めていました。

過去に何度もシステム導入に挑戦したものの、複雑な仕組みへの対応コストが大きな課題となり、長らく実現には至っていませんでした。

それでも「いずれはアナログから脱却しなければならない」という課題意識を持ち続けていた中で、W2の受注サイトを導入することを決断しました。

できるところから段階的に業務を変革していくという方針のもと、まずは受発注プロセスをシステム化することで、長年の課題であったアナログ運用からの脱却を図ることを決断し、今回の受注システム導入に至りました。

段階的な導入とすることで、現場スタッフや取引先にも無理なく移行を進められる体制を整えました。

弊社が目指す受注サイトのコンセプトは「取引先担当者にとって使いやすく、分かりやすいシステム」であることです。

従来のアナログ業務では、扱う商品が特殊衣装であるため、発注時の記載情報が多くなっていました。その結果、負担や入力ミスが避けられず、効率性と正確性の両立が難しい状況でした。

そこで、サイト構築の検討時には、取引先担当者がスムーズにクリーニングの依頼ができるように、「直感的な操作性」を重視し、システムの利便性を高めることで、発注時の入力ミスが起こらない環境を目指しました。

取引先ごとに対応フローやルールが異なるため、個社ごとの要望に柔軟に対応できる設計にすることを目標に、今後も予想される運用環境の変化や新しい要件の発生に、長期的に適応可能なシステムの拡張性を重要視しました。

システム導入前の最大の課題は、長年にわたるアナログな業務フローの標準化にありました。

取引先担当者からのクリーニング依頼は、紙の複写伝票に手書きで記入していただく形式で運用していたので、弊社がお客様から商品と共に伝票を預かり、社内で内容を確認したのち、事務担当者がシステムに手作業で入力するという二重の手間が発生していました。

この一連の作業は非常に多くの時間を要するうえ、紙伝票への手書きによる記入ミスや、システムへの入力ミスが発生するリスクを常に抱えていました。

特に繁忙期には、依頼件数増加によるシステムへの入力負担が、社内の業務効率を下げる大きな要因となっていました。

過去に何度もシステム導入を検討しましたが、大企業のお客様には、異なる伝票や独自ルールが存在することが多く、 すべてに対応できるパッケージシステムが見つかりませんでした。

また、既存のクリーニング業務向け管理システムでは弊社が取り扱う特殊衣装に対応できず、一からシステム開発するには莫大な費用がハードルとなりました。

結果として、システム化の必要性は社内で共有されていたものの、明確な解決策がないまま、長らく未解決の課題として後回しとなっていました。

システム選定にあたり、弊社が重視したのは「エンドユーザーの使いやすさ」「カスタマイズ性」、そして「サポート体制」の3点です。

システムがどれほど高機能であっても、実際に使うお客様にとって直感的に操作できなければ十分に活用されません。

まず分かりやすく、簡潔で直感的に利用できるUIであることを必須条件としました。

次に、弊社サービスの特性上、一般的なECシステムでは対応できない部分に対して標準機能だけでなく、個別要件に合わせて柔軟にカスタマイズできることを重視しました。

最後に、導入後の運用フェーズでトラブルや追加要望へ迅速かつ的確な対応ができるサポート体制も中長期的な目線で重要視していました。

これら三つを選定軸として総合的に判断し、複数社のシステムを比較検討していきました。

システム選定時は、W2のような「ECカートシステム」だけでなく、一般的な受注管理システムについても比較検討していました。

しかし、受注管理システムは、「見にくい、使いにくい」と感じられる部分があり、お客様に使っていただくことを考えると最適ではないと判断しました。

最終的に弊社が「W2 BtoB」を選定した理由は、エンドユーザーの使いやすさを満たす「ECカートシステム」の操作性と、特殊な業務フローにも対応できる柔軟なカスタマイズ性を兼ね備えていた点にあります。

1,000以上の標準機能を土台としながら、必要に応じたカスタマイズで弊社の特殊な業務フローに無理なく対応できる点は、スクラッチ開発や他社製品にはない強みでした。

さらに、サポート体制についても、導入検討の初期段階から、サポート担当者の丁寧で分かりやすい説明により疑問点を解消することができたおかげで、安心して検討を進められたことも決め手となりました。

業務の標準化を進めるに際し、ハードルとなっていたのは個社ごとの異なる伝票や独自ルールを整理・統一することでした。

この多様なルールに一定の規則性を持たせるため、取引先データやアイテムの選択肢などを整理し、既存ルールをシステムに適合させるプロセスには時間をかけて丁寧に取り組みました。

その過程において、W２社のプロジェクトリーダーの方々には、私たちが抱える特殊な業務背景を深く理解し、親身に寄り添ったサポートをいただきました。

特に、システムの専門知識を持たない社内スタッフに対して、非常に丁寧で分かりやすい説明を繰り返し行っていただきました。

システム仕様をスムーズに理解でき、社内運用体制が早期に築けたのは、W２社の献身的なサポートがあったからこそと感謝しております。

また、必要な情報を整理しシステムに反映することで、これまで属人的に蓄積されていたノウハウが社内で共有されるようになり、結果的に業務改善の意識を高めることができました。

システム導入後の最も顕著な効果は、情報の「正確性」が飛躍的に向上した点にあります。

これまでは紙の伝票からの手作業での入力が主であったため、記入ミスや入力ミスが発生する可能性がありましたが、システム化によってデータが直接入力されるようになり、これらのヒューマンエラーが大幅に削減されました。

従来の紙伝票は、手書きでの記入や取引先ごとの独自ルールが混在する形式であり、データ入力時のヒューマンエラーが発生しやすい状態でした。

システム導入後のW2 BtoBの発注画面では、取引先が商品カテゴリやオプションを選択する形式に変わり、情報が直接データ化されます。

これにより、手作業による入力ミスが大幅に削減され、正確性と効率が向上しました。

事務作業の効率化はもちろんのこと、お客様からの依頼がより正確に社内システムに反映されるようになったことで、業務品質の向上を実現しています。

システム導入直後ということもあり、全取引の数%程度での運用に留まっていますが、システムの導入効果を実感しています。

現在、社内で課題を吸い上げて改善につなげる循環も生まれています。

今後、導入先が増えることで、業務の正確性と効率性の向上がさらに顕著に表れると考えています。

今後の展望としては、システムの利用はまだ一部の取引先に留まっていますが、全取引企業様への導入を拡大し、長年の課題であった紙伝票を完全に廃止することを目指しています。

これにより、さらなる情報正確性の向上と業務効率化を推進していきたいと考えております。

また、現在の注文プロセスに加えて、将来的には「商品管理やデータ管理」までシステムで一元的に行い、特殊な取引先それぞれの複雑なルールに全て対応し、業務プロセス全体をさらに標準化・最適化することを目指しています。

さらに長期的な視点では、現在のクリーニング事業に加えて、物販事業への展開も検討しております。

例えば、弊社では衣装ケア用の洗剤といった関連商品の販売なども視野に入れています。

W2 BtoBは、toC向けECサイトも同システムで統合管理できるので、今後はECカートシステムの特徴を活用した新規事業の可能性を模索したいと考えています。

W２社とは今後も密接に連携し、システムの進化を通じて、弊社の事業成長と「お客様の幸せのお手伝い」という理念実現に向けて邁進いたします。

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